Vous recevez des dizaines (ou des centaines) de courriels chaque jour. Lire, analyser, répondre. Répéter. Cette tâche gruge des heures précieuses qui pourraient servir à des activités à plus haute valeur pour votre PME. La bonne nouvelle? Copilot, l'assistant IA de Microsoft intégré directement dans Outlook, peut transformer cette corvée en action rapide et efficace.

Et encore mieux : vous n'avez pas besoin de licence payante pour commencer. La version gratuite de Copilot sur Windows offre déjà des fonctionnalités puissantes pour automatiser la gestion de vos courriels.

Pourquoi automatiser vos courriels avec Copilot maintenant

La surcharge informationnelle n'a jamais été aussi importante. Selon plusieurs études, les professionnels passent en moyenne 28% de leur journée de travail sur les courriels. Pour les dirigeants et responsables opérationnels de PME, ce chiffre grimpe souvent au-delà de 30%.

Copilot change la donne en offrant trois fonctionnalités clés directement dans Outlook :

1. Résumé automatique : Transforme n'importe quel courriel en 2-3 phrases essentielles
2. Génération de réponse : Crée un brouillon de réponse professionnelle instantanément
3. Personnalisation : Ajuste le ton, la longueur et le niveau de politesse selon vos besoins

Ce n'est pas qu'une question de vitesse. C'est une question de capacité d'action. Quand vous pouvez traiter votre boîte de réception deux fois plus rapidement, vous libérez du temps pour les décisions stratégiques, l'innovation et la croissance de votre entreprise.

3 façons d'accéder à Copilot dans Outlook

Pas besoin de chercher longtemps. Copilot est accessible à trois endroits dans Outlook :

1. Le bouton direct dans la boîte de réception

Quand vous ouvrez un courriel, un bouton Copilot apparaît généralement en haut du message. Cliquez dessus pour accéder aux suggestions automatiques.

2. Le menu déroulant du courriel

Dans le coin supérieur droit du courriel, cliquez sur le menu "..." (trois points) et vous verrez l'option "Résumer" directement dans la liste.

3. Le panneau latéral Copilot

Cliquez sur l'icône Copilot à droite de votre interface Outlook pour ouvrir un panneau dédié où vous pouvez taper des instructions en langage naturel.

Peu importe la méthode que vous choisissez, le résultat est le même : un accès immédiat à l'intelligence artificielle pour traiter vos courriels.

Comment résumer un courriel automatiquement

Le résumé automatique est la fonctionnalité la plus simple et la plus immédiatement utile de Copilot. Voici comment l'utiliser :

Étape 1 : Sélectionnez le courriel à résumer

Ouvrez n'importe quel courriel dans votre boîte de réception. Plus le courriel est long, plus le résumé devient précieux.

Étape 2 : Demandez le résumé

Cliquez sur l'un des trois emplacements Copilot mentionnés ci-dessus. Vous pouvez soit cliquer directement sur "Résumer ce courriel" dans les suggestions, soit taper naturellement "résume ce courriel" dans le panneau.

Étape 3 : Analysez le résultat

Copilot génère un résumé en quelques secondes. Typiquement, vous obtiendrez :

• Le point principal en 1-2 phrases
• Les actions requises (si le courriel contient des demandes)
• Les éléments clés (dates, noms, chiffres importants)

Exemple concret : Un courriel de 8 paragraphes sur un projet client devient : "Steve Johnston partage un lien vers son infolettre et sollicite votre avis. Il souhaite fixer un rendez-vous de 30 minutes. Action requise : Consultez le lien et confirmez votre disponibilité."

Si le résumé initial est trop court, demandez simplement "fais un résumé plus détaillé" et Copilot ajustera.

Générer une réponse professionnelle en secondes

Une fois que vous avez compris l'essentiel d'un courriel, répondre devient encore plus rapide.

Méthode 1 : Réponse automatique depuis le résumé

Après avoir généré un résumé, Copilot vous propose souvent : "Voulez-vous que je prépare une réponse professionnelle?" Cliquez sur "Oui" et Copilot génère un brouillon complet.

Méthode 2 : Instruction naturelle

Dans le panneau Copilot, tapez simplement ce que vous voulez :

• "Réponds en acceptant l'invitation"
• "Décline poliment en expliquant que je suis indisponible"
• "Demande plus d'informations sur le budget proposé"

Copilot interprète votre intention et rédige une réponse appropriée.

Affiner le ton

La première version ne vous convient pas tout à fait? Demandez des ajustements :

• "Fais une version plus formelle"
• "Rends-le plus chaleureux"
• "Réduis à 3 phrases maximum"

Chaque raffinement prend quelques secondes. Vous gardez le contrôle tout en gagnant un temps considérable.

Personnaliser les paramètres de rédaction

Voici où Copilot devient vraiment puissant pour les équipes et les organisations.

Accéder aux paramètres

1. Ouvrez Outlook
2. Allez dans Paramètres (roue dentée en haut à droite)
3. Cherchez la section Rédaction de courriels ou Copilot
4. Cliquez sur Personnaliser

Options disponibles

Ton :

• Formel
• Professionnel (par défaut)
• Amical
• Décontracté

Longueur :

• Très court (1-2 phrases)
• Court (3-5 phrases)
• Moyen (1 paragraphe)
• Détaillé (plusieurs paragraphes)

Niveau de politesse :

• Standard
• Très poli
• Direct

Ces paramètres s'appliquent à tous les courriels générés par Copilot dans ce compte. Résultat? Moins de modifications manuelles, meilleure constance dans vos communications, et gain de temps cumulé significatif.

Copier et envoyer la réponse

Copilot ne peut pas (encore) envoyer des courriels automatiquement sans validation. C'est une bonne chose — vous gardez le contrôle final.

Voici le workflow typique :

1. Générez la réponse avec Copilot
2. Révisez rapidement le contenu (10-15 secondes)
3. Copiez le texte depuis le panneau Copilot
4. Collez dans votre fenêtre de réponse Outlook
5. Ajustez si nécessaire (nom, salutation, signature)
6. Envoyez

Même avec cette étape manuelle, vous économisez facilement 80% du temps de rédaction.

Autres façons d'utiliser Copilot dans Outlook

Le chat Copilot étendu

Cliquez sur l'icône Copilot à gauche dans Outlook pour ouvrir une fenêtre de chat plus large. Vous pouvez y poser des questions sur plusieurs courriels, demander des synthèses de conversations complètes, ou même planifier des actions basées sur vos échanges.

Copilot dans la barre des tâches Windows

Si vous utilisez Windows 11, Copilot est aussi accessible directement depuis la barre des tâches. Vous pouvez y poser des questions sur vos courriels sans même ouvrir Outlook.

Intégration avec d'autres outils Microsoft 365

Copilot ne se limite pas à Outlook. Il fonctionne aussi dans Teams, Word, Excel, PowerPoint et même dans Copilot Studio pour créer des agents IA personnalisés. La maîtrise de Copilot Outlook est une excellente porte d'entrée vers l'automatisation plus large de vos processus d'entreprise.

Checklist : Implémenter Copilot dans votre routine quotidienne

• Activez Copilot dans votre compte Outlook (gratuit)

  FAQ

  Q1 : Ai-je besoin d'une licence Microsoft 365 payante pour utiliser Copilot dans Outlook?

  R : Non. La version gratuite de Copilot sur Windows offre déjà les fonctionnalités de résumé et de génération de réponses dans Outlook. La licence Microsoft 365 Copilot payante (environ 40$/mois) débloque des fonctionnalités avancées comme l'analyse de conversations complètes et l'intégration profonde avec Teams et SharePoint.

  Q2 : Copilot fonctionne-t-il en français canadien?

  R : Oui. Copilot comprend et génère du texte en français canadien. La qualité dépend de la langue de votre interface Outlook et de vos paramètres régionaux. Si vous remarquez des anglicismes, vous pouvez demander explicitement "écris en français canadien" dans vos instructions.

  Q3 : Copilot peut-il envoyer des courriels automatiquement sans que je les vérifie?

  R : Non, et c'est par conception. Copilot génère des brouillons que vous devez copier, réviser et envoyer manuellement. Cette étape de validation humaine est essentielle pour éviter les erreurs et maintenir le contrôle sur vos communications professionnelles.

  Q4 : Combien de temps puis-je réellement gagner avec Copilot?

  R : Les gains varient selon votre volume de courriels, mais la plupart des utilisateurs rapportent une réduction de 40-60% du temps passé sur les courriels. Si vous passez 2 heures par jour sur vos courriels, vous pourriez en gagner 45-75 minutes quotidiennement, soit 4-6 heures par semaine.

  Q5 : Est-ce que mes courriels sont utilisés pour entraîner l'IA de Microsoft?

  R : Selon la politique de confidentialité de Microsoft, les données des comptes professionnels Microsoft 365 ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles d'IA publics. Vos courriels restent privés et protégés par les accords de confidentialité de votre organisation. Vérifiez toujours avec votre département IT pour les politiques spécifiques à votre entreprise.

  Q6 : Que faire si Copilot génère une réponse inappropriée ou incorrecte?

  R : C'est exactement pourquoi la relecture est essentielle. Copilot est un assistant, pas un remplaçant. Si la réponse ne vous convient pas, affinez vos instructions ("fais une version plus formelle", "n'inclus pas cette information") ou ré-écrivez les parties problématiques manuellement. Avec le temps, vous apprendrez à formuler des instructions qui génèrent exactement ce que vous voulez.