Vous passez des heures, voire des jours complets, à saisir manuellement des factures dans votre système comptable ? Vous n’êtes pas seul. De nombreuses PME québécoises et canadiennes investissent un temps précieux dans des tâches répétitives qui pourraient être automatisées. Nicobois, une entreprise québécoise, a décidé de régler ce problème en automatisant son processus de comptabilité avec l’intelligence artificielle. Le résultat : plus de saisie manuelle, plus d’erreurs, et plus de temps pour se concentrer sur ce qui compte vraiment — la croissance et la stratégie.
Dans cet article, vous découvrirez les trois étapes concrètes que Nicobois a suivies pour transformer son processus financier, pourquoi la formation de l’équipe est essentielle, et comment vous pouvez vous inspirer de cette démarche pour optimiser votre propre organisation.
Le problème : 2 à 3 jours perdus chaque mois
Lors d’une conversation récente avec un dirigeant de PME, un constat frappant est ressorti : son équipe passait 2 à 3 jours complets par mois à rentrer des factures dans le système comptable. Malgré tout ce temps investi, des erreurs se glissaient encore dans les données.
Pensez-y un instant. Ce n’est pas seulement du temps perdu — c’est de l’énergie et des ressources qui pourraient être investies ailleurs :
- Dans l’innovation et l’amélioration des processus
- Dans le soutien aux clients
- Dans le développement des ressources humaines
- Dans l’analyse stratégique et l’intelligence d’affaires
Saisir des données manuellement, ce n’est pas une activité qui contribue directement à la croissance de votre entreprise. C’est un mal nécessaire… ou du moins, c’était le cas avant l’automatisation.
Les 3 étapes concrètes suivies par Nicobois
Nicobois a adopté une approche structurée et pragmatique pour résoudre ce problème. Voici comment ils ont procédé.
Étape 1 : Identifier le processus le plus coûteux
Avant de chercher une solution technologique, Nicobois a pris le temps de mesurer et documenter où se trouvaient les véritables coûts dans leur organisation.
Mini-checklist pour identifier votre processus prioritaire :
- Mesurez le temps réel passé sur chaque tâche répétitive (saisie de factures, entrées de données, rapports manuels, etc.)
- Comptabilisez les erreurs répétées et leur impact (corrections, retards, frustration)
- Évaluez le coût en ressources humaines (salaires, moral de l’équipe)
- Identifiez les tâches qui empêchent votre équipe de travailler sur des activités à forte valeur ajoutée
Pour Nicobois, c’était clair : la saisie manuelle des factures représentait le processus le plus coûteux en temps, en argent et en frustration.
Étape 2 : Choisir un outil adapté (OCR + IA)
Une fois le problème bien défini, Nicobois a opté pour un outil de reconnaissance optique de caractères (OCR) couplé à l’intelligence artificielle. Ce type de solution :
- Scanne les factures (papier ou numérique)
- Extrait automatiquement les données (montants, dates, fournisseurs, etc.)
- Les intègre directement dans le système comptable existant
- Apprend avec le temps pour améliorer la précision
L’avantage majeur ? Pas besoin de tout refaire. L’outil s’intègre aux systèmes comptables populaires utilisés par les PME (QuickBooks, Sage, Xero, etc.), ce qui facilite l’adoption.
Points clés à retenir :
- Choisissez un outil qui s’intègre à votre infrastructure existante
- Vérifiez la compatibilité avec vos systèmes actuels
- Privilégiez les solutions conçues pour les PME (coût, simplicité, support)
- Assurez-vous que le fournisseur offre un accompagnement en français
Étape 3 : Former l’équipe et créer une base de connaissance
Nicobois n’a pas simplement implanté un outil et espéré que tout se passe bien. Ils ont formé leur équipe et, surtout, ils ont créé une base de connaissance.
Une base de connaissance, c’est un mini-intranet ou un ensemble de documents, vidéos et guides pratiques que les employés peuvent consulter à tout moment pour :
- Se former à leur rythme
- Résoudre des problèmes courants
- Partager des astuces entre collègues
- Améliorer continuellement l’utilisation de l’outil
Cette approche réduit la résistance au changement, favorise l’adoption et permet à l’équipe de devenir autonome. Mieux encore, les employés deviennent ambassadeurs du changement et proposent eux-mêmes des améliorations.
Mini-checklist pour réussir l’adoption :
- Organisez une formation initiale avec l’équipe
- Créez des guides visuels et des vidéos courtes (2-3 minutes)
- Désignez un champion interne qui peut répondre aux questions
- Encouragez le feedback et ajustez au besoin
- Célébrez les premiers succès pour renforcer la motivation
Résultats : plus de temps pour l’intelligence d’affaires
Grâce à l’automatisation, l’équipe de Nicobois ne passe plus des jours entiers à saisir des données. Elle peut maintenant consacrer son temps à des activités à plus forte valeur ajoutée :
- Analyse de données : identifier des tendances, repérer des opportunités d’économie
- Intelligence d’affaires (BI) : prendre des décisions stratégiques basées sur des données fiables
- Relations fournisseurs : négocier de meilleures conditions grâce à une meilleure visibilité sur les coûts et délais
- Innovation continue : proposer d’autres optimisations dans l’organisation
L’intelligence artificielle ne remplace pas les employés — elle fait leur travail répétitif et libère leur potentiel créatif et stratégique.
Étape 3 : Former l’équipe et créer une base de connaissance
Nicobois n’a pas simplement implanté un outil et espéré que tout se passe bien. Ils ont formé leur équipe et, surtout, ils ont créé une base de connaissance.
Une base de connaissance, c’est un mini-intranet ou un ensemble de documents, vidéos et guides pratiques que les employés peuvent consulter à tout moment pour :
- Se former à leur rythme
- Résoudre des problèmes courants
- Partager des astuces entre collègues
- Améliorer continuellement l’utilisation de l’outil
Cette approche réduit la résistance au changement, favorise l’adoption et permet à l’équipe de devenir autonome. Mieux encore, les employés deviennent ambassadeurs du changement et proposent eux-mêmes des améliorations.
Mini-checklist pour réussir l’adoption :
- Organisez une formation initiale avec l’équipe
- Créez des guides visuels et des vidéos courtes (2-3 minutes)
- Désignez un champion interne qui peut répondre aux questions
- Encouragez le feedback et ajustez au besoin
- Célébrez les premiers succès pour renforcer la motivation
Résultats : plus de temps pour l’intelligence d’affaires
Grâce à l’automatisation, l’équipe de Nicobois ne passe plus des jours entiers à saisir des données. Elle peut maintenant consacrer son temps à des activités à plus forte valeur ajoutée :
- Analyse de données : identifier des tendances, repérer des opportunités d’économie
- Intelligence d’affaires (BI) : prendre des décisions stratégiques basées sur des données fiables
- Relations fournisseurs : négocier de meilleures conditions grâce à une meilleure visibilité sur les coûts et délais
- Innovation continue : proposer d’autres optimisations dans l’organisation
L’intelligence artificielle ne remplace pas les employés — elle fait leur travail répétitif et libère leur potentiel créatif et stratégique.
- Identifiez le processus le plus coûteux (temps + erreurs + frustration)
- Choisissez un outil adapté à votre infrastructure existante
- Formez votre équipe et créez une base de connaissance pour favoriser l’adoption
- Mesurez les résultats et réinvestissez les gains dans d’autres innovations
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FAQ
Q1 : Combien coûte un outil OCR pour PME ?
R : Les coûts varient selon le volume de factures et les fonctionnalités, mais plusieurs solutions canadiennes offrent des tarifs mensuels abordables à partir de 50-100 $ CA par mois pour les petites entreprises.
Q2 : Est-ce que l’OCR fonctionne en français québécois ?
R : Oui, les meilleurs outils OCR modernes supportent le français canadien et s’adaptent à la terminologie locale (TPS, TVQ, fournisseurs québécois, etc.).
Q3 : Combien de temps faut-il pour implanter un système OCR ?
R : Selon la complexité, l’implantation initiale prend généralement entre 2 et 6 semaines, incluant la configuration, la formation et les ajustements.
Q4 : Est-ce que l’automatisation va éliminer des emplois dans mon équipe ?
R : Non, l’automatisation libère les employés des tâches répétitives pour qu’ils puissent se concentrer sur l’analyse, la stratégie et l’amélioration continue — des activités bien plus valorisantes et utiles pour l’entreprise.
